Online boekhouden: tijd besparen én altijd inzicht

Online boekhouden is wat mij betreft een must voor iedere ondernemer. Tijd besparen én altijd inzicht hebben, zijn de twee zaken die ik altijd noem als men vraagt naar de voordelen van een digitale boekhouding. Natuurlijk is een schoenendoos vol bonnetjes goedkoper, maar hoort investeren ook niet bij ondernemen? Staat je bedrijf nog in de kinderschoenen? Doe je dit naast de zorg voor de kinderen? Juist dan is online boekhouden ideaal. Ik neem je mee in mijn administratie: veertien jaar ZZP’er, waarvan ik zeker al tien jaar mijn facturen via een boekhoudsysteem verstuur.

Dat ik voor een online boekhoudsysteem heb gekozen, is niet vreemd. Mijn man zit in dat wereldje. Vanaf het moment dat we gingen samenwonen, heeft hij voor mij zo’n ingenieus systeemje aangemaakt. Facturen in Word maken, was volgens hem echt uit den boze. Het is fraudegevoelig; tenslotte kan iedereen dat Word-bestandje gewoon aanpassen als je er geen PDF-je van maakt. En daarnaast ziet het er gewoon een beetje amateuristisch uit als je het vergelijkt met de mooie factuur lay-outs die je kunt maken met een boekhoudprogramma.

Betalingen sneller binnen
Ik heb op dat moment een paar klanten die het niet zo nauw nemen met mijn betalingstermijn van veertien dagen. Zelfs de dertig dagen die de overheid heeft opgelegd, overschrijden ze zonder blikken of blozen. Herinneringen? Aanmaningen? Deurwaarders? Nee, daar was ik niet mee bezig. Eerlijk gezegd: ik wist niet eens dat er zoveel tijd overheen ging. Dat zie je pas als je zo’n systeem gebruikt dat gekoppeld is aan je bankrekening. Die telt namelijk het aantal dagen dat de vervaldatum is gepasseerd. Als je dan ziet dat een betaling al een maand binnen had moeten zijn, dan aarzel je niet en stuur je gewoon een herinnering. Via het systeem dat ik gebruik, kost me dat namelijk maar één muisklik. Door er zo bovenop te zitten, gingen de late betalers steeds sneller betalen. Niets vervelender namelijk dan herinneringen, aanmaningen of komst van de deurwaarder.

Schoenendoos vol bonnetje
ZZP’ers die met zo’n ingenieus systeem werkten, waren in die tijd nog vrij nieuw. Het administratiekantoor dat mijn belastingaangifte verzorgde, vond het dan ook maar vreemd. Die wilden dus gewoon alles nog ouderwets op papier van mijn ontvangen. Schoenendozen vol bonnetjes zijn mij dus ook niet vreemd. Eén keer in het jaar – ja vlak voor de deadline – ging ik met die doos aan de slag. Bonnetjes plakken, papieren perforeren en zo de map vullen. Vaak werd het nachtwerk, want stiekem had ik heel wat bonnetjes verzameld. Tja, en wat doe je als het bonnetje dat je zo nodig hebt, toch uit de doos is ontsnapt? Stress. Paniek. Gevloek. Geklaag. Wat een k* karwei is die administratie toch.

Tijd besparen
Tot ik mijn huidige boekhouder trof, die mij wist te vertellen dat dat gedoe met die bonnetjes echt niet meer hoeft. Online boekhouden betekent ook dat je je bonnetjes gewoon kunt inscannen en zo digitaal kunt bewaren. Voor ‘onze vrienden’ van de Belastingdienst is dat geen enkel probleem. Weggooien doe ik ze nog steeds niet; ik gooi ze allemaal in een grote doos. Maar dat hoeft dus eigenlijk niet meer. Omdat mijn boekhouder bij mijn administratie kan, kan hij ook ieder kwartaal de BTW-aangifte eenvoudig voor me doen. Dat bespaart ook weer tijd én dus geld. En dan heb ik het nog niet over al die uren die ik bespaar, omdat ik niet meer hoef te zoeken naar het juiste bonnetje zo vlak voor dat de aangifte de deur uit moet.

Altijd inzicht
Wat mij extra motiveert, is dat ik ontzettend veel inzicht heb in mijn inkomsten en uitgaven. Zo kan ik eenvoudig zien of ik mijn omzetdoel al behaald heb. Daarnaast kan ik met één zoekopdracht zien hoeveel ik gefactureerd heb aan een bepaalde klant. Zo kun je ook duidelijk het onderscheid maken tussen goed betalende klanten en de kleintjes (die vaak ook nog energie vreten, omdat ze zoveel van je vragen). Aan de hand daarvan durf ik keuzes te maken. Ik weet namelijk dat ik die kleintjes kan missen. Als je net als ik verschillende dingen doet – bloggen in opdracht, teksten voor TwijfelMoeder, social media beheer, journalistiek werk – dan is het ook fijn om te zien welke tak van sport nu het beste scoort. Door de administratie meteen heel goed in te richten, kun je dat met een online boekhouding makkelijk zien. Zo weet ik dat ik voor mijn blog dit jaar al bovenverwachting goed scoor. Tijd dus om de doelen bij te stellen. Iets wat ik in mijn planner weer kan bijwerken.

Twijfel jij over je kinderwens? Lees dan mijn boek De twijfelmoeder en praat mee in de besloten Facebook-groep Twijfel over kinderwens. Voor moeders is er een speciale groep.

april 11, 2018 /